Daftar Coach

Fungsi

Halaman Coach mengelola coach atau personal trainer beserta member yang mereka latih. Anda menambah coach, mengatur jadwal ketersediaannya, mengatur jadwal latihan member, dan menandai setiap sesi. Pegangannya satu: paket memberi sejumlah sesi, coach hanya siapa yang melatih, dan sesi terpakai saat latihannya dilakukan.

Langkah cepat

1. Tambah coach: klik Tambah Coach, isi nama lengkap, username, dan password untuk login portal coach.
2. Atur Jadwal Ketersediaan: pilih coach, buka Jadwal Ketersediaan, isi hari dan jam coach tersedia. Semua pilihan jam sesi diambil dari sini.
3. Atur jadwal member: di detail coach, klik Tambah Member, pilih member, pilih hari dan jam, lalu cek Pratinjau sebelum menyimpan.
4. Tandai sesi: setelah latihan, tandai Selesai atau Tidak hadir. Sesi yang belum ditandai muncul di Perlu ditandai.
5. Bagikan portal coach: kirim link app.memverr.com/sayacoach/login ke coach supaya mereka bisa menandai sesinya sendiri.

Fitur & pengaturan

Tambah coach

Membuat akun coach supaya bisa dijadwalkan dan login ke portal coach sendiri.

1. Klik Tambah Coach.
2. Isi Nama Lengkap, Username (untuk login portal coach, harus unik), dan Password (opsional). Foto dan Kartu RFID juga bisa ditambahkan.
3. Simpan, lalu klik Salin Username & Password untuk dikirim ke coach.

Setelah itu atur Jadwal Ketersediaannya.

Kartu RFID coach

Kartu RFID membuat coach bisa tap sendiri di Gate atau Doorlock. Pasang saat Tambah Coach, atau lewat edit coach (ikon pensil di kepala detail coach):

1. Klik Daftarkan Kartu RFID.
2. Tempelkan kartu ke belakang HP lalu pilih Scan Kartu via NFC, tempelkan ke USB reader, atau ketik UID manual. Di iPhone, scan NFC lewat browser tidak didukung, jadi ketik UID manual atau pakai USB reader.
3. Setelah UID terbaca, klik Simpan Kartu RFID, lalu simpan perubahan coach.

Kalau absen memakai HP dan komputer sekaligus, klik Daftarkan dari perangkat ke-2, karena HP dan USB reader kadang membaca UID berbeda untuk kartu yang sama. Kartu bisa diganti lewat Ganti UID atau dihapus lewat Hapus Kartu RFID. Coach yang sudah punya kartu ditandai ikon kartu di daftar coach.

Jadwal ketersediaan

Hari dan jam coach tersedia setiap minggu, dalam slot 1 jam. Semua pilihan jam saat mengatur jadwal member maupun booking sesi oleh member diambil dari jadwal ini.

1. Pilih coach di daftar Coach.
2. Di kartu Jadwal Mingguan, klik Jadwal Ketersediaan.
3. Klik kotak hari dan jam saat coach tersedia (klik-tahan lalu seret untuk banyak slot sekaligus), lalu klik Simpan.

Rentang jamnya mengikuti Jam Buka.

Atur jadwal

Satu dialog untuk mendaftarkan member ke coach, menambah sesi rutin, atau membuat satu sesi. Dialog yang sama terbuka dari halaman Coach, detail member, Jadwal Mingguan, dan Kalender Coach.

1. Klik Tambah Member di detail coach (atau Atur jadwal di detail member, atau klik tanggal di jadwal).
2. Pilih member dan coach kalau belum terpilih.
3. Pilih Rutin tiap minggu atau Sekali saja.
4. Pilih hari dan jam dari ketersediaan coach. Untuk rutin, pilih tanggal Mulai dari kalender dan isi Jumlah sesi. Kalender hanya membuka hari saat coach tersedia, sampai akhir masa aktif member.
5. Cek Pratinjau, lalu klik Buat sesi.

Pratinjau menunjukkan tanggal yang benar-benar akan dibuat. Tanggal yang dilewati diberi alasannya: lewat masa aktif member, jatah sudah habis, atau member sudah punya sesi di jam itu. Kalau coach sudah ada sesi dengan member lain di jam yang sama, sesinya tetap dibuat dengan peringatan. Member juga bisa didaftarkan ke coach tanpa sesi dulu lewat Daftarkan tanpa sesi.

Sekali saja juga bisa dipakai untuk tanggal yang sudah lewat, selama masih di dalam masa aktif member, untuk mencatat latihan yang lupa dicatat. Tombolnya berubah jadi Catat sebagai Selesai dan sesinya langsung tercatat Selesai.

Ubah jadwal

Mengganti hari atau jam latihan rutin member, sekaligus memindah sesi mendatangnya.

1. Di baris member, klik ikon pensil (Ubah jadwal).
2. Pilih Jadwal tetap baru.
3. Di Sesi mendatang yang dipindah, centang sesi yang ikut pindah. Setiap sesi menampilkan tanggal tujuannya.
4. Klik Pindahkan.

Setiap sesi pindah ke jam baru di minggu yang sama, misalnya Rab 4 Nov menjadi Sel 3 Nov dan Rab 11 Nov menjadi Sel 10 Nov, jadi ritme mingguan member tidak bergeser. Sesi yang sudah tepat di jam baru ditandai sudah sesuai jadwal baru dan tidak diubah. Kalau di minggu itu tidak ada jam baru yang kosong, atau sudah lewat masa aktif, sesinya tetap di tanggal lama dengan keterangan alasannya. Sesi yang tidak dicentang juga tetap di tanggal lamanya.

Ganti coach

Memindah member ke coach lain tanpa mengubah jatahnya.

1. Di baris member, buka menu ⋯ lalu Ganti coach.
2. Pilih coach baru.
3. Centang sesi mendatang yang ikut pindah, lalu klik Ganti coach.

Sesi di jam saat coach baru tidak tersedia tidak bisa dipindah dan tetap tercatat di coach lama, supaya tidak hilang diam-diam.

Berhenti dilatih

Mengakhiri hubungan member dengan coach. Buka menu ⋯ di baris member, pilih Berhenti dilatih, lalu pilih apakah sesi terjadwal ke depan ikut dibatalkan (jatahnya kembali ke member) atau dibiarkan. Jatah coaching member tidak berubah, dan riwayat sesi yang sudah lewat tetap tersimpan.

Jatah coaching

Jatah coaching milik member, bukan milik coach. Angkanya tampil sebagai Selesai · Terjadwal · Sisa:

• Selesai: sesi yang ditandai Selesai atau Tidak hadir. Inilah yang memotong jatah.
• Terjadwal: sesi yang sudah dibuat tapi belum terjadi. Belum memotong jatah, tapi mengurangi sisa yang bisa dijadwalkan.
• Sisa: jatah dikurangi selesai dan terjadwal.

Jatah berasal dari paket member, add-on coaching, dan penyesuaian manual. Jatah berlaku selama satu periode yang dibayar member. Saat periode barunya mulai, jatahnya mulai baru dan sisa periode lama hangus (kalau member membayar lebih awal, jatah lama tetap jalan sampai tanggal berakhirnya). Untuk paket dengan pengaturan per bulan, jatah baru tiap bulan di tanggal mulai periode (mulai 15 Okt: 15 Nov, 15 Des), dan sesi bulan depan baru bisa dijadwalkan setelah bulan barunya mulai. Ganti coach, berhenti dilatih, atau mendaftarkan ulang tidak mengubah angka ini.

Perlu ditandai

Sesi yang tanggalnya sudah lewat tapi masih Terjadwal muncul di Perlu ditandai di detail coach. Tandai langsung Selesai, Tidak hadir, atau Batal dari sana. Coach yang mengaktifkan notifikasi di portal coach mendapat pengingat pagi hari setelah sesinya lewat, dan sekali lagi sehari sebelum batas.

Kalau 7 hari tetap tidak ditandai, sesinya berstatus Tidak ditandai coach dan jatahnya kembali ke member. Riwayatnya tetap tersimpan dan terlihat di riwayat member.

Status sesi

Mencatat apa yang terjadi pada setiap sesi latihan.

1. Klik sesinya di Jadwal Mingguan (atau di Kalender Coach).
2. Pilih Selesai, Tdk Hadir, atau Batal. Untuk memindah satu sesi, pilih Pindah lalu pilih tanggal dan jam baru.

Sesi tidak bisa dipindah melewati masa aktif member.

Salah menandai? Klik sesinya lagi, pilih Ubah status, lalu pilih status yang benar (Selesai, Tidak hadir, atau Batal). Cara yang sama berlaku untuk sesi Tidak ditandai coach yang ternyata benar terjadi. Angka jatah ikut menyesuaikan, dan setiap koreksi tercatat di Log Aktivitas.

Absensi dan QR coach

Kehadiran coach dicatat dengan QR milik masing-masing coach.

1. Buka QR absensi coach (ikon QR di kepala detail coach), atau coach membukanya sendiri di portal coach.
2. Scan QR itu di halaman Check-in.

Daftar coach menandai siapa yang sudah hadir hari ini (Belum Absen untuk yang belum).

Member tidak aktif

Member yang masa aktifnya habis tetap tercatat dilatih coach-nya, supaya hubungan itu tidak hilang saat member perpanjang. Di tabel member coach, mereka disembunyikan di bawah tombol Tampilkan member tidak aktif.

Kinerja coach

Ringkasan kerja coach bulan ini. Kinerja Bulan Ini menampilkan sesi selesai dan persentase sesi yang tercatat. Klik Lihat Kinerja Coach untuk analisis lengkap di Analisis.

Jam operasional

Jam buka usaha yang membatasi pilihan jam coach. Jam Buka di halaman ini sama dengan jam operasional di Halaman Publik dan Info Usaha, jadi perubahan di satu tempat tersinkron ke yang lain. Ubah lewat ikon pensil di sebelah Jam Buka.

Pertanyaan umum

Bagaimana menambah coach baru?

Klik Tambah Coach, isi nama lengkap, username, dan password, lalu simpan. Atur jadwal ketersediaannya setelah itu.

Bagaimana mengatur jam kerja coach?

1. Pilih coach di daftar Coach.
2. Di kartu Jadwal Mingguan, klik Jadwal Ketersediaan.
3. Klik kotak hari dan jam saat coach tersedia. Klik-tahan lalu seret untuk memilih beberapa slot sekaligus. Klik slot yang sudah aktif untuk menghapusnya.
4. Klik Simpan.

Setiap kotak bernilai 1 jam, dan rentang jamnya mengikuti Jam Buka. Kalau jam yang dicari tidak ada, ubah dulu Jam Buka-nya.

Kenapa angka sesi member 1/10 padahal sudah ada 4 sesi?

Yang dihitung terpakai hanya sesi yang sudah terjadi (ditandai Selesai atau Tidak hadir). Tiga sesi lainnya masih Terjadwal: belum memotong jatah, tapi sudah mengurangi Sisa yang bisa dijadwalkan.

Kenapa tanggal yang saya pilih tidak dibuat?

Lihat alasannya di Pratinjau sebelum menyimpan. Tanggal dilewati kalau lewat masa aktif member, jatah sudah habis, atau member sudah punya sesi di jam itu.

Member ganti coach, jatahnya bagaimana?

Tetap. Jatah milik member, jadi ganti coach tidak mengubah angka Selesai, Terjadwal, maupun Sisa.

Member perpanjang, jatah coaching-nya bagaimana?

Jatah mulai baru sesuai paket yang dibayar. Sisa jatah paket periode lama hangus. Sesi add-on tetap berlaku sampai tanggal kedaluwarsanya sendiri.

Kenapa muncul tulisan "Paket ini tidak berisi sesi coaching" saat mencatat pembayaran?

Member itu sedang dilatih coach, tapi paket yang akan dibayar tidak berisi sesi coaching. Setelah perpanjang, jatah dari paket jadi 0 (add-on yang masih berlaku tetap terhitung). Ganti dulu paketnya ke paket yang berisi coaching, jual Add-on, atau pakai Sesuaikan jatah di detail member.

Bagaimana mencatat latihan yang lupa dicatat?

Buka Atur jadwal untuk member itu, pilih Sekali saja, pilih tanggal latihannya dari kalender (masih di dalam masa aktif), pilih jamnya, lalu klik Catat sebagai Selesai. Sesinya langsung tercatat Selesai.

Salah input sesi coaching, bagaimana membetulkannya?

Tidak perlu dihapus. Untuk sesi Terjadwal yang tidak jadi atau terlanjur dibuat, klik sesinya lalu pilih Batal: jatahnya langsung kembali. Untuk sesi yang terlanjur ditandai Selesai atau Tidak hadir, klik sesinya, pilih Ubah status, lalu pilih status yang benar. Riwayatnya tetap tersimpan, dan angka jatah ikut menyesuaikan.

Bagaimana menambah atau mengurangi jatah satu member?

Buka detail member, di kartu Coaching buka menu ⋯ lalu Sesuaikan jatah. Isi jumlah dan alasannya. Penyesuaian berlaku sampai masa aktif sekarang habis dan tercatat di riwayat member.

Kenapa member tidak muncul saat didaftarkan ke coach?

Member yang sudah dilatih coach itu tidak muncul lagi di daftar. Cari namanya di tabel member coach tersebut. Member yang belum punya jatah coaching tetap muncul dengan keterangan Belum ada jatah coaching: aktifkan Sesi Coaching di Paket Membership atau jual Add-on supaya sesinya bisa dijadwalkan.

Kenapa pilihan jam saat mengatur jadwal kosong?

Coach belum punya Jadwal Ketersediaan, atau tidak tersedia di hari yang dipilih. Buka coach tersebut lalu isi hari dan jam tersedia.

Sesi coaching kok tidak bertambah sendiri tiap minggu?

Memang tidak otomatis. Anda menentukan berapa sesi dibuat di Atur jadwal. Untuk menambah lagi, klik Tambah sesi di member tersebut.

Member punya dua coach, jatahnya dihitung bagaimana?

Satu jatah bersama. Sesi dengan coach mana pun memakai jatah yang sama.

Kenapa sesi berstatus Tidak ditandai coach?

Sesi itu dibiarkan Terjadwal lebih dari 7 hari tanpa ditandai Selesai, Tidak hadir, atau Batal. Jatahnya kembali ke member, dan riwayatnya tetap tersimpan.

Bagaimana coach melihat jadwalnya sendiri?

Bagikan link app.memverr.com/sayacoach/login. Coach masuk dengan username dan password-nya, lalu melihat sesi harian, menandai sesi, dan menampilkan QR absensinya.

Coach lupa password. Bagaimana?

Buka coach tersebut lewat Edit coach, lalu atur password baru dan bagikan ke coach.

Apakah member dapat pengingat sebelum sesi?

Ya, sekitar 1 jam sebelum sesi, kalau member sudah mengaktifkan notifikasi pengingat di kartu member.

Menghapus coach, apa yang terjadi?

Coach dihapus beserta jadwal dan daftar member-nya. Kalau coach hanya berganti, pakai Ganti coach di setiap member dulu supaya sesi mendatang mereka ikut pindah.

Batasan

• Paket Memverr: mulai Basic. Kuota coach Basic 3, Pro 20, Pro 10K 40, Pro 20K 60. Trial tidak termasuk.
• Izin staf: Owner, Manager, dan Resepsionis bisa melihat dan mengelola coach, termasuk Sesuaikan jatah dan Ganti coach.
• Jadwal: sesi hanya bisa dibuat di jam ketersediaan coach dan di dalam masa aktif member.
• Sesi: sesi Terjadwal yang lewat 7 hari tanpa ditandai otomatis menjadi Tidak ditandai coach.