Arsip Member

Fungsi

Arsip menyimpan member yang sudah berhenti. Member otomatis dipindahkan ke sini setelah 14 hari berstatus Terlambat, supaya Daftar Member hanya berisi member yang masih berjalan. Member di arsip tidak dihitung dalam kapasitas member dan bisa dikembalikan kapan saja.

Langkah cepat

1. Cari member: ketik nama, ID, atau nomor telepon, atau saring berdasarkan paket.
2. Hubungi member: klik Kirim WhatsApp untuk mengajak kembali.
3. Kembalikan member: klik Kembalikan member, pilih paket baru, tanggal mulai, dan metode pembayaran.
4. Konfirmasi: member kembali aktif dengan ID dan QR yang sama.

Fitur & pengaturan

Kapan member masuk arsip

Aturan otomatis pemindahan member ke Arsip. Member yang tanggal berakhirnya sudah lewat berstatus Terlambat selama 14 hari masa tenggang. Setelah itu sistem memindahkannya ke Arsip secara otomatis. Akses perangkat (Gate, Doorlock) member itu juga dicabut.

Daftar arsip

Daftar member yang sudah berhenti. Menampilkan nama member, paket terakhir, periode aktif sebelumnya, dan tanggal diarsipkan. Bisa dicari dan disaring per paket.

Kembalikan member

Mengaktifkan lagi member dari Arsip tanpa mendaftar ulang.

1. Cari membernya di Arsip.
2. Klik Kembalikan member.
3. Pilih paket, tanggal mulai, dan metode pembayaran (Tunai, Transfer, QRIS, Lainnya), lalu konfirmasi.

Member langsung Aktif dengan ID, QR, dan link kartu member yang sama seperti sebelumnya. Pembayaran sebesar harga paket tercatat lunas, dan WhatsApp konfirmasi pembayaran terkirim kalau WhatsApp otomatis aktif.

Pertanyaan umum

Kenapa member saya pindah ke arsip?

Member itu tidak memperpanjang dan sudah 14 hari berstatus Terlambat. Setelah masa tenggang habis, sistem memindahkannya ke Arsip secara otomatis.

Bagaimana mengaktifkan lagi member yang sudah di arsip?

Cari member di Arsip, klik Kembalikan member, pilih paket dan tanggal mulai, pilih metode pembayaran, lalu Kembalikan. Member langsung Aktif.

Member lama mau daftar lagi. Tambah sebagai member baru atau kembalikan dari arsip?

Kembalikan dari Arsip. ID, QR, dan link kartu member lamanya tetap berlaku, jadi member tidak perlu kartu atau QR baru.

Saat dikembalikan, apakah biaya pendaftaran ditagih lagi?

Tidak. Pembayaran yang tercatat hanya sebesar harga paket yang dipilih.

Apakah member di arsip dihitung dalam kapasitas member?

Tidak. Kapasitas hanya menghitung member yang belum diarsipkan.

Member di arsip masih bisa check-in?

Tidak. Akses check-in dan perangkat pintu sudah dicabut. Kembalikan member dulu supaya bisa check-in lagi.

Bisa menghubungi member di arsip untuk promo?

Bisa. Klik Kirim WhatsApp di baris member untuk mengirim pesan satu per satu. Pesan otomatis Win-back di Relasi Pelanggan hanya dikirim ke member yang masih Terlambat (sebelum masuk arsip), jadi atur hari kirimnya kurang dari 14 hari.

Kenapa saya tidak bisa mengembalikan member dari arsip?

Mengembalikan member butuh izin menambah member, yang dimiliki Owner, Manager, dan Resepsionis.

Batasan

• Izin staf: semua role bisa melihat arsip. Mengembalikan member hanya Owner, Manager, dan Resepsionis.
• Otomatis: member masuk arsip 14 hari setelah tanggal berakhir kalau belum memperpanjang.