Saya Bingung Waktu Teman Saya Bilang Absensinya Bermasalah. Ternyata Saya yang Beruntung.

Saya dulu tidak pernah merasa ada yang istimewa dengan cara kami absen di kampus.

Datang. Keluarkan kartu mahasiswa. Tap. Masuk. Selesai.

Nilai? Buka portal akademik. Semua ada di sana. Performa belajar per semester, kehadiran, catatan akademik lengkap. Tidak perlu tanya siapa-siapa.

Itu adalah kenyataan sehari-hari selama empat tahun kuliah. Sesuatu yang terasa begitu wajar sampai saya tidak pernah berpikir bahwa ada kampus yang tidak punya sistem seperti itu.

Sampai saya mengunjungi teman di kampus lain.

Ketika Normal Kamu Bukan Normal Semua Orang

Mereka bercerita tentang masalah absensi yang belum beres. Nilai yang belum bisa diakses. Harus datang ke sekretariat untuk mengurus ini itu.

Saya mendengarkan dengan ekspresi yang mungkin terlihat bodoh.

"Kok bisa?"

Bukan pertanyaan yang merendahkan. Tapi pertanyaan yang genuine. Di kepala saya, cara yang saya kenal adalah satu-satunya cara yang ada. Sistem tapping, portal nilai, semua terintegrasi, itu terasa seperti sesuatu yang sudah pasti ada di mana-mana.

Ternyata tidak.

Dan di momen itulah saya pertama kali sadar tentang sesuatu yang sekarang saya sebut efek normalisasi. Apa yang kita anggap normal hampir selalu dibentuk oleh apa yang ada di sekitar kita, bukan oleh standar universal yang berlaku di mana-mana.

Saya tidak lebih pintar dari teman saya di kampus lain itu. Saya hanya kebetulan berada di lingkungan yang sistemnya sudah lebih maju. Dan karena itu terasa normal bagi saya, saya tidak pernah menghargainya dengan benar.

Sistem yang Memaksa Semua Orang

Yang paling menarik dari sistem di kampus saya bukan hanya bahwa mahasiswanya pakai kartu tap.

Yang menarik adalah sistem itu berlaku untuk semua orang yang terlibat.

Dosen yang telat masuk kelas? Tercatat. Dosen yang tidak mengisi nilai mahasiswanya tepat waktu? Tercatat. Tidak ada pengecualian berdasarkan jabatan. Tidak ada yang bisa bilang "saya lupa" lalu tidak ada konsekuensinya. Sistem memaksa semua pihak untuk masuk ke dalam alur yang sama.

Dan itu yang membuat sistem itu benar-benar bekerja.

Sistem yang hanya berlaku untuk sebagian orang selalu punya celah. Selalu ada yang bisa menghindar. Selalu ada yang merasa aturan itu untuk orang lain, bukan untuk mereka. Tapi ketika sistem berlaku untuk semua, dari mahasiswa sampai dosen, dari yang paling junior sampai yang paling senior, tidak ada yang bisa keluar dari loop.

Semua orang diawasi. Semua orang terdokumentasi. Dan karena itu, semua orang bisa diperiksa.

Riset yang Membawa ke Membership

Setelah pengalaman itu, saya mulai memperhatikan hal-hal yang masih dilakukan secara manual di sekitar saya.

Dan salah satu yang paling mencolok adalah manajemen membership.

Kartu member sebagai identitas fisik. Pencatatan kehadiran di buku atau spreadsheet. Pengingat perpanjangan lewat WhatsApp. Konfirmasi pembayaran lewat screenshot transfer. Semua dilakukan oleh manusia, bergantung pada ingatan manusia, dan rawan terhadap kesalahan manusia.

Itu adalah kenormalan yang berlaku hampir di semua bisnis membership yang saya amati. Gym, studio, kelas kursus, lapangan padel yang sekarang sedang bermunculan di mana-mana. Masing-masing punya cara sendiri, tapi hampir semuanya punya satu kesamaan: ada orang yang harus ingat untuk melakukan sesuatu agar semuanya berjalan.

Pernah kami tulis tentang bagaimana kebiasaan dan standar bisa bergeser ketika satu bisnis mulai melakukan sesuatu yang berbeda dari yang lain. Dan riset tentang membership ini yang membuat kami yakin bahwa ada standar yang perlu bergeser di industri ini, dan belum ada yang benar-benar mendorongnya ke arah yang benar.

Di luar negeri, ada solusi yang terlihat lebih maju: auto-billing dengan kartu kredit. Tanggal yang sudah ditentukan, kartu ditagih otomatis, tidak ada yang perlu diingat.

Tapi saya melihat sesuatu yang menarik dari solusi itu.

Auto-billing berhasil membayarkan tagihan. Tapi ia tidak memaksa owner untuk memeriksa kondisi membership-nya. Owner masih tidak tahu siapa yang aktif, siapa yang hampir habis, siapa yang sudah lama tidak datang. Pembayaran jalan otomatis. Tapi pemahaman tentang bisnisnya tidak ikut jalan.

Dan di Indonesia, auto-billing dengan model kartu kredit itu sendiri sudah punya hambatan yang berbeda. Penetrasi kartu kredit tidak setinggi di negara lain. Cara orang bertransaksi berbeda. Solusi yang dirancang untuk konteks lain tidak bisa langsung dipindahkan begitu saja dan berharap hasilnya sama.

Itu bukan solusi yang lengkap. Itu hanya memindahkan satu bagian dari masalah, sementara bagian lainnya tetap di tempat.

Kenormalan Spreadsheet yang Menyiksa

Saya adalah pengguna spreadsheet yang cukup intensif sebelum Memverr ada.

Dan ada satu hal dari spreadsheet yang sampai sekarang masih terasa seperti luka lama yang belum sepenuhnya sembuh.

Tabel yang tidak tersinkron satu sama lain.

Kamu punya tabel data klien di satu sheet. Data pembayaran di sheet lain. Jadwal di sheet ketiga. Kamu bisa menghubungkan ketiganya dengan formula yang tepat. Dan selama semua berjalan normal, semuanya terasa oke.

Tapi ada dua momen yang selalu jadi mimpi buruk.

Pertama, ketika kamu salah input satu data. Formula yang menghubungkan tiga tabel itu tidak tahu bahwa ada yang salah. Ia hanya mengolah apa yang ada. Dan ketika outputnya keliru, kamu harus menelusuri mundur untuk menemukan di mana kesalahannya, di antara ratusan baris dan belasan kolom.

Kedua, dan ini yang paling menyebalkan, adalah ketika kamu sudah berada di ujung tabel.

Kamu membuat formula yang apply ke semua baris. Tapi ketika data baru masuk dan kamu menambah baris baru di bawah baris terakhir, formula itu tidak ikut. Kamu harus copy formula dari baris sebelumnya. Lakukan dengan benar, semuanya oke. Lakukan dengan salah, dan data baru itu tidak masuk ke kalkulasi yang benar tanpa kamu sadari.

Dikalikan dengan puluhan atau ratusan member, dikalikan dengan dua belas bulan, itu bukan sekadar ketidaknyamanan kecil. Itu sumber kesalahan yang bisa berdampak nyata pada bagaimana bisnis memahami kondisinya sendiri.

Kenormalan yang Ingin Kami Ciptakan

Dari semua pengalaman itu, ada satu pertanyaan yang terus kami bawa dalam membangun Memverr.

Apa yang seharusnya terasa normal bagi bisnis membership?

Bukan normal dalam arti "beginilah cara kebanyakan orang melakukannya sekarang." Tapi normal dalam arti "beginilah cara yang seharusnya ada, yang ketika seseorang pertama kali merasakannya akan bertanya kenapa tidak semua orang sudah melakukan ini dari dulu."

Seperti saya yang bingung ketika teman di kampus lain bercerita tentang absensi manual. Seperti orang yang pertama kali pakai QRIS dan tidak bisa membayangkan kembali ke sistem yang lebih rumit dari itu.

Kenormalan yang kami bayangkan untuk bisnis membership adalah ini.

Owner membuka sistemnya dan langsung tahu siapa yang aktif, siapa yang hampir jatuh tempo, siapa yang perlu ditindaklanjuti. Tidak perlu buka spreadsheet. Tidak perlu hitung manual. Tidak perlu mengandalkan ingatan siapapun.

Absensi member tercatat dengan cara yang paling sedikit hambatannya, dan datanya langsung tersinkron dengan status membership mereka. Tidak ada yang perlu memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain.

Tabel yang terupdate otomatis ketika ada perubahan. Tidak ada formula yang harus dicopy ke baris baru. Tidak ada yang terlewat karena ada yang lupa update di satu tempat tapi tidak di tempat lain.

Dan seperti sistem di kampus saya yang berlaku untuk semua pihak, sistem yang baik untuk bisnis membership seharusnya membuat semua orang yang terlibat tidak bisa keluar dari alur yang benar. Bukan karena dipaksa dengan cara yang tidak menyenangkan, tapi karena alur yang benar dirancang untuk menjadi jalan yang paling mudah.

Normalisasi Butuh Waktu

Yang paling saya ingat dari momen bingung di kampus teman saya itu adalah betapa cepatnya sesuatu terasa normal ketika kamu sudah cukup lama berada di dalamnya.

Empat tahun cukup untuk membuat sistem tapping terasa seperti satu-satunya cara absensi yang masuk akal. Empat tahun cukup untuk membuat portal nilai terasa seperti sesuatu yang sudah pasti ada di mana-mana. Padahal di kampus lain, di kota yang sama, cara yang sama sekali berbeda adalah hal yang sama normalnya bagi mereka.

Normalisasi tidak terjadi karena satu pengumuman atau satu keputusan besar. Ia terjadi karena sesuatu digunakan cukup sering sampai tidak lagi terasa seperti pilihan, tapi seperti cara dunia bekerja. Seperti QRIS yang awalnya terasa seperti fitur tambahan, tapi sekarang tempat yang tidak menyediakannya terasa seperti ketinggalan.

Kami tidak berharap Memverr langsung menjadi kenormalan baru dalam semalam. Tapi kami percaya bahwa setiap bisnis membership yang mulai menggunakannya, setiap owner yang merasakan bagaimana rasanya ketika tabelnya terupdate otomatis dan tidak perlu ada yang ingat untuk melakukan apapun, sedang membangun referensi baru tentang apa yang seharusnya terasa normal.

Dan referensi itu yang perlahan mengubah standar.

Satu bisnis yang sistemnya lebih rapi menjadi pembanding tidak langsung bagi bisnis lain di sekitarnya. Member yang merasakan perbedaannya akan membawa ekspektasi itu ke tempat lain. Dan perlahan, tanpa ada yang mendeklarasikannya secara resmi, standar bergeser.

Begitulah normalisasi bekerja. Pelan, konsisten, dan hampir tidak terasa sampai tiba-tiba kamu bingung kenapa ada yang masih melakukannya dengan cara lama.

Kalau kamu ingin melihat seperti apa kenormalan itu dalam praktiknya, mulai dari memverr.com/platform-manajemen-member.

Atau coba langsung di memverr.com.